Automatic Email Processor - E-Mails automatisiert verarbeiten
Die Komplettlösung zum automatisierten Speichern und Drucken von E-Mails und E-Mail-Anlagen aus Outlook

Mit Outlook empfangene E-Mails und E-Mail-Anhänge nach individuellen Regeln automatisch verarbeiten

Automatic Email Processor

Automatic Email Processor ist die Komplettlösung für Outlook, um eingehende E-Mails und deren Anhänge automatisch zu speichern und/oder sofort auszudrucken. Für diese Aufgaben stehen verschiedene Filter und Konfigurations­möglichkeiten wie zum Beispiel dynamische Archivierungs­ordner für Anhänge und E-Mail-Nachrichten sowie die Möglichkeit der nachfolgenden Weiterverarbeitung zur Verfügung. Beispiels­weise kann der Pfad des Ortes, an welchem Automatic Email Processor an E-Mails angehangene Dateien speichert, aus den individuellen Eigenschaften einer E-Mail dynamisch zusammengesetzt werden. Beim Speichern von E-Mail-Nachrichten kann unter anderem das Ausgabeformat festgelegt werden (z.B. PDF, RTF oder HTML).

Das Programm unterstützt das Anlegen unbegrenzt vieler Profile, um für verschiedene E-Mail-Konten separate Einstellungen vornehmen zu können. Profile lassen sich zusätzlich auf E-Mails eines bestimmten Zeitraums oder sämtliche bereits empfangenen E-Mails eines Outlook-Ordners anwenden.

Outlook-Ordner überwachen

Eingehende E-Mails untersuchen und passende Regeln anwenden

Automatisches Einsortieren

E-Mails und E-Mail-Anhänge aus Outlook automatisch in dynamisch erstellte Ordner speichern

Optionale Weiter­verarbeitung

Anschließende Aufgaben ausführen z.B. Anlagendatei als Parameter an ein Programm übergeben

E-Mails automatisch drucken

Bestimmte E-Mails und Anhänge direkt an den Drucker senden (z.B. Fax-E-Mails)

Mit Automatic Email Processor können Sie:

  • E-Mail-Anhänge automatisch speichern bzw. archivieren
  • E-Mails automatisch als PDF-Datei oder im Ursprungsformat speichern
  • E-Mails und E-Mail-Anhänge automatisch drucken (PDF-Dateien, Office-Dateien uvm.)
  • Beliebig viele Outlook-Ordner überwachen
  • Individuelle Profile für verschiedene Aufgaben erstellen
  • Filtern nach Betreff, Absender, Empfänger, Dateiname des Anhangs ...
  • Informationen zum Verarbeitungsstatus per E-Mail erhalten
  • Den Ablageort (Speicherordner) dynamisch aus Eigenschaften der E-Mail erzeugen lassen
  • Abschließende Aktionen ausführen z.B. ein Programm mit der gespeicherten E-Mail als Parameter starten, die E-Mail als gelesen markieren und/oder in einen beliebigen E-Mail-Ordner verschieben
  • Alle bereits empfangenen E-Mails (mit benutzerdefinierten Kriterien) eines Ordners nachträglich verarbeiten

E-Mails und Anhänge aus Outlook automatisch drucken

Automatic Email Processor - Druckeinstellungen

Automatic Email Processor überwacht Outlook und ermöglicht es dabei, E-Mails oder Anhänge, die zuvor festgelegte Kriterien erfüllen, direkt nach Eingang an einen Drucker zu senden. Für die Druckausgabe lassen sich jeweils unterschiedliche Einstellungen je Profil festlegen, um beispielsweise bestimmte E-Mails in einer unterschiedlichen Qualität drucken zu können. Der jeweilige Drucker kann für jedes Profil sowie separat für das Drucken der E-Mail-Nachricht bzw. des Anhangs individuell definiert werden.

Eingehende E-Mails automatisch als PDF speichern

Automatic Email Processor - Auswahl: als PDF speichern

In Outlook eingegangene E-Mails lassen sich mit Automatic Email Processor automatisch in festgelegte Verzeichnisse als PDF speichern, um beispielsweise für Sicherungszwecke eine Kopie der Nachricht vorrätig zu halten. Der Pfad sowie Ordner- und Dateiname der zu speichernden PDF-Datei kann aus verschiedenen Eigenschaften der E-Mail, wie dem Datum und beispielsweise einem Teil des Betreffs zusammengesetzt werden.

E-Mail-Inhalt automatisch speichern:


als PDF-Datei (umgewandelt aus dem ursprünglichen Format)

als HTML-Datei oder MHT-Datei

als RTF-Datei oder DOC-Datei (jeweils im Rich-Text-Format)

als TXT-Datei

als MSG-Datei (Im Outlook-Nachrichtenformat)

im ursprünglichen Format der Nachricht

Für wen ist das Programm geeignet?

Das Programm richtet sich an Outlook-Anwender, welche häufig bzw. in regelmäßigen zeitlichen Abständen E-Mails empfangen, deren Inhalt und/oder Anhang archiviert, gedruckt und/oder automatisch weiterverarbeitet werden muss. Dies können beispielsweise PDF-Dateien mit Bestellungen sein, die sofort nach Eingang gedruckt werden sollen oder ZIP-Dateien, welche in ein bestimmtes Verzeichnis gespeichert und anschließend einem festgelegten Programm als Parameter zur Weiter­verarbeitung übergeben werden sollen. Besonders bei einer hohen Anzahl von eingehenden E-Mails kann eine manuelle Prüfung und Einsortierung der E-Mails sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und viel Arbeitsleistung binden. Automatic Email Processor kann diese Aufgaben nach einem einmaligen Einrichten selbst­ständig im Hintergrund erledigen und Ihnen somit viel Zeit sparen.

Verschiedene Filter­möglichkeiten

Automatic Email Processor bietet flexible Filter, um die zu verarbeitenden E-Mails anhand ihrer Attribute eingrenzen zu können. Sämtliche Kriterien sind miteinander kombinierbar. Sofern alle Filterkriterien erfüllt sind, wird die Aufgabe des jeweiligen Profils ausgeführt (zum Beispiel die betreffende E-Mail in eine PDF-Datei umgewandelt oder alle enthaltenen Anhänge gespeichert). Beispielsweise lässt sich festlegen, dass ausschließlich PDF-Dateien gespeichert oder direkt gedruckt werden sollen, die zudem ein bestimmtes Wort im Anhangsdateinamen enthalten und von einem bestimmten Absender kommen.

Profile flexibel anpassen

Die Software ist leicht zu konfigurieren und bietet durch die Unterstützung von unbegrenzt vielen Profilen die Möglichkeit, flexible Filterregeln aufzustellen und diese individuell auf ein Outlook-E-Mail-Konto anzuwenden. Da Sie mehrere Profile auf ein Outlook-E-Mail-Konto anwenden können, lassen sich beispielsweise E-Mails und Anhänge mehrfach bzw. in mehreren Verzeichnissen speichern sowie verschiedene Aufgabentypen auf eine E-Mail anwenden. So kann etwa eine Aufgabe erstellt werden, um den Anhang einer eingegangenen E-Mail zu speichern, eine weitere, um die E-Mail-Nachricht automatisch als PDF-Datei zu speichern und eine dritte, um direkt nach Empfang zwei Kopien der Nachricht zu drucken.

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E-Mail-Eigenschaften für Speicherort und Dateiname verwenden

Der Pfad und Name des Ablage-Ordners für die zu speichernde E-Mail-Nachricht bzw. zu extrahierende Anlagen kann von Automatic Email Processor bei Bedarf aus verschiedenen Eigenschaften der jeweiligen E-Mail kombiniert werden. Beispielsweise kann das Eingangsdatum der E-Mail kombiniert mit dem Betreff der Nachricht als Unterordner verwendet werden. Weiterhin kann für E-Mail- Anhänge auch ein Teil des ursprünglichen Anlagen-Dateinamens für den Ordner- oder Dateinamen, unter welchem der Anhang gespeichert wird, genutzt werden.

Verfügbare E-Mail-Eigenschaften:

  • Empfängername, Empfänger-E-Mail-Adresse, Empfängerdomäne
  • Absendername, Absender-E-Mail-Adresse, Absenderdomäne
  • Betreff (komplett oder einen Teil)
  • Eingangsdatum (Zusammensetzbar aus Jahr, Monat, Tag ...)
  • Aktuelles Datum (Zusammensetzbar aus Jahr, Monat, Tag ...)
  • Anhangsdateiname (komplett oder einen Teil)

Schritt-für-Schritt-Anleitungen

E-Mails oder E-Mail-Anhänge automatisch drucken